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Este tutorial é destinado às Secretarias de Extensão da Unicamp, descentralizadas, estabelecendo procedimentos de deverão ser adotados para a inscrição, matrícula, acompanhamento de pagamentos e para emissão de certificados dos alunos dos Cursos de Extensão.

Inscrição

Documentos

Documentos necessários para cada tipo de modalidade de curso, baseado nas Deliberações CEPE [1] que os regem:

Cursos de Extensão, Difusão, Disciplina Isolada, Atualização

  • Ficha de inscrição
  • Termo de Compromisso assinado (observar: item “C” - Liberação de Boleto)
  • RG (cópia simples frente e verso em folha única)
  • CPF (cópia simples frente e verso em folha única)
  • Comprovante de Escolaridade exigido no edital do curso (cópia simples frente e verso)
  • Quando for o caso, documentos exigidos no processo seletivo

Cursos de Especialização e Aperfeiçoamento (modalidade extensão universitária)

  • Ficha de inscrição
  • Termo de Compromisso assinado (observar: item “C” - Liberação de Boleto)
  • RG (cópia AUTENTICADA, frente e verso em folha única)
  • CPF (cópia simples frente e verso em folha única)
  • Diploma de graduação (cópia AUTENTICADA, frente e verso)
  • Quando for o caso, documentos exigidos no processo seletivo

Cursos de Especialização Técnica (modalidade extensão técnica)

  • Ficha de inscrição
  • Termo de Compromisso assinado (observar: item “C” - Liberação de Boleto)
  • RG (cópia AUTENTICADA, frente e verso em folha única)
  • CPF (cópia simples, frente e verso em folha única)
  • Certificado de Conclusão de curso nível médio (cópia AUTENTICADA, frente e verso em folha única)
  • Quando for o caso, documentos exigidos no processo seletivo

Observações

  • Em substituição ao RG e CPF, poderão ser aceitas, cópia da CNH e dos Conselhos de Classe, desde que tenham o número do RG completo.
  • Poderão ser aceitas, em substituição às cópias autenticadas, cópias cotejadas. O documento deve conter a frase “confere com o original”, com a assinatura, carimbo do funcionário da Unicamp e a data da conferência.
  • Não serão aceitos os números de registros da CNH e dos Conselhos de Classe.

Conferência

Ficha de Inscrição
  • Verificar se o preenchimento está correto.
  • RG:
    • digitado conforme consta no documento original
    • nome sem abreviações
    • número com dígito (se houver) ex.: MG-XXXXXX ou XXXXXXXX-X
Termo de Compromisso
  • Conferir assinatura do aluno, que deve ser semelhante a do RG (observar: Inscrição - Documentos)
  • Para cursos PAGOS, o Termo de Compromisso tem que ser o original.
  • Testemunhas (assinaturas): funcionário da Secretaria de Extensão (nome completo e número de matrícula, ou carimbo)
  • Diploma ou Comprovante de Escolaridade:
  • Extensão: comprovante de escolaridade exigido no edital do curso (cópia simples frente e verso)
  • Especialização e Aperfeiçoamento: diploma de graduação (cópia AUTENTICADA, frente e verso)
  • Especialização Técnica: certificado / diploma de nível médio (cópia AUTENTICADA, frente e verso)
  • Cursos de Especialização e Aperfeiçoamento, habilitar no Sistema ADM o campo Diploma entregue, somente quando for o DIPLOMA
  • Consultar “Lista de Pagamentos Atrasados”

Observação: Sempre que houver alteração de dados (ex.: endereço, telefone, e-mail, etc.), o aluno ou a Secretaria de Extensão deverá atualizar a ficha de cadastro. Observação: Poderá ser aceito o Certificado de Conclusão da Graduação, que deverá ser substituído pelo DIPLOMA, até o final do curso.

Matrícula

  1. Liberar Boleto somente após atingido o número mínimo de Inscritos com documentação entregue, conferida e corrigida.
  2. Consultar no sistema ON-LINE “Lista de Pagamentos Atrasados”
  3. Aluno inadimplente só poderá se matricular em novos cursos se:
    1. o curso for gratuito
    2. com bolsa de 100%
    3. mediante o pagamento A VISTA do curso onde está a inadimplência
  4. Empresa / FATURA: no Sistema ADM:
    1. preencher a solicitação de emissão de fatura
    2. imprimir e colher assinaturas na Unidade
    3. anexar o boleto emitido
    4. encaminhar para a FUNCAMP

Observação: O pagamento do boleto é a confirmação da matrícula do aluno no curso. Após os pagamentos, a Secretaria de Extensão deverá encaminhar, à EXTECAMP, preferencialmente antes do início do curso, o lote de documentos das inscrições (turma fechada), para conferência, matrícula junto a DAC – Diretoria Acadêmica e Liberação de Recursos (quando for o caso). Observação: Poderá ocorrer o CANCELAMENTO da matrícula se for constatada irregularidade nos documentos do aluno.

Identidade Estudantil

A DAC – Diretoria Acadêmica é responsável pelo prazo de emissão, confecção e entrega da carteira estudantil. Pode ser solicitada:

Se for paga pelo CURSO

Informar na proposta de oferecimento e/ou reoferecimento do curso. Após concluídas as matrículas dos alunos, solicitar o pagamento das carteiras à FUNCAMP através de depósito bancário, encaminhar o comprovante de depósito à DAC – Diretoria Acadêmica juntamente com a relação dos alunos do curso.

Se for paga pelo ALUNO

  1. Acessar a Área do Aluno no site www.extecamp.unicamp.br [2]
  2. Fazer o upload da foto - 3x4, fundo branco, de frente e só o rosto.
  3. Imprimir o formulário de solicitação: carteira estudantil.
  4. Pagar a taxa e anexar ao formulário.
  5. Entregar na DAC – Diretoria Acadêmica.

Desistência

O aluno deverá formalizar a desistência [3], por escrito, e encaminhar à Secretaria de Extensão.

Desistência com devolução de valor: a solicitação deverá ser assinada pelo professor responsável pelo curso e só então encaminhada à EXTECAMP.

Até 7 (sete) dias após o primeiro dia de aula será devolvido o valor integral pago.

Os boletos a vencer deverão ser cancelados pela Secretaria de Extensão do curso no ato do recebimento da carta de desistência.

Desistência fora do prazo: o aluno NÃO poderá ter débito financeiro. Havendo, o responsável pelo pagamento deverá quitá-lo no ato da desistência ou negociar a dívida.

Se o aluno quiser retornar ao curso, deverá se matricular no próximo oferecimento.

Não existe trancamento de matrícula nos Cursos de Extensão.

Certificado do Curso

Cabe à Secretaria de Extensão:

  • ao receber os certificados emitidos pela DAC – Diretoria Acadêmica, fazer a conferência.
  • ao entregar ao aluno, dar baixa no Sistema ADM – Certificados.

Cursos Gratuitos

Procedimento: (sugestão):

  • Enviar e-mail para o aluno informando que o certificado poderá ser retirado na Secretaria de Extensão

Cursos pagos

Procedimento: (sugestão):

  • verificar o financeiro e:
    • para NÃO DEVEDORES - enviar e-mail informando que o certificado poderá ser retirado, ou que será enviado via Correios.
    • para DEVEDORES - enviar cobrança via e-mail. Não havendo negociação, solicitar à EXTECAMP o encaminhamento da cobrança à Procuradoria Geral.

A UNIDADE não pode reter certificados por falta de pagamento

Inadimplentes

É de responsabilidade da Secretaria de Extensão fazer o acompanhamento diariamente:

  • acessar o Sistema ADM - COBRANÇA - “RELATÓRIO DE ATRASADOS NA DATA DE HOJE”, verificar as pendências e encaminhar e-mail de cobrança.
  • negociar a dívida, com o aluno, antes do término do curso.

Após o término do curso (inseridas nota e frequência no Sistema ADM):

Estando o aluno com débito(s) após o encerramento do curso (com nota e frequência no Sistema ADM) a Secretaria de Extensão deverá:

  • efetuar novamente a cobrança, na tentativa de uma negociação amigável devidamente instrumentada. Caso o aluno faça negociação, esta deverá ser por escrito. Anotar as ocorrências no histórico financeiro do aluno.
  • encaminhar a documentação do aluno, à EXTECAMP, solicitando cobrança judicial, conforme Ofício Circular Extecamp nº 13/2008 (http://www.extecamp.unicamp.br/oficios.asp)

Estrangeiro

Regido pela Portaria GR 074/1997 - http://www.extecamp.unicamp.br/portarias.asp#extecamp

  1. A matrícula de aluno estrangeiro, portador de visto permanente, será efetuada mediante a apresentação do RNE – Registro Nacional de Estrangeiro, desde que o término do curso se dê dentro do prazo de validade da sua estada no Brasil.
  2. Caso o aluno não tenha o RNE, deverá apresentar-se ao Controle de Estrangeiro na DAC – Diretoria Acadêmica, para orientação e liberação da matrícula, munido da Ficha de Inscrição (preenchida e assinada); cópia do Diploma (com tradução juramentada e consularização de documento) e cópia do CPF – Cadastro de Pessoa Física.
  3. Não será aceito aluno com “visto de turista”.
  4. Qualquer outra situação não contemplada nos itens anteriores, a DAC – Diretoria Acadêmica deverá ser consultada.

Obsrvação: Para participação em todos os Cursos de Extensão, o candidato estrangeiro deverá dirigir-se à DAC – Diretoria Acadêmica para liberação ou não da inscrição.